社内メールでうっかり誤送信をして、どうしようか悩んではいないでしょうか?

メールは非常に便利なツールですが、操作一つで誤送信というミスを起こしてしまう可能性もありますよね。

 
例えば、下記のような状況。

  • 名字が同じ人に間違えてメールを送信してしまった…
  • 本来送るべきではない人を宛先に追加してしまった…
  • 機密性の高い情報を誤って送信してしまった…

 
これらは実際に私が起こしてしまった誤送信の実例です。

特に処分は受けませんでしたが、上司からキツイ叱責を受けたのを今でも覚えています^^;

社内メール誤送信をした場合のお詫びは、どのように書けばよいのでしょうか?

そこで今回は複数パターンのお詫び例文をご紹介していきますね!

 
主に、相手から指摘を受ける「前」か「後」か、「宛先間違い」か「内容の問題」かといった場合があると思います。

具体的には・・・

  • 【指摘前&指摘後】宛先間違いの場合
  • 【指摘前&指摘後】機密事項・個人情報が入っていた場合

 
メールの誤送信は、信用を失うばかりか、最悪の場合は情報漏洩にも繋がるミスの1つ。

どのように対応すべきか、それぞれの例文を見ていきましょう!

 
まずは宛先間違いをしたけれども、自分で間違いに気付いた場合の例文をご紹介しますね。

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【指摘前】宛先間違いの場合のお詫び例文

社内メールであっても誤送信に気付いた時は、すぐに対応することがポイント!

宛先間違いに気付いた時点で、お詫びのメールを送信しましょう。

 
誠実にお詫びすることが大切です。

実際にどのような文面でお詫びをすればよいのか、例文を見ていきましょう。
 

件名:誤送信のお詫び

 
総務部
〇〇 部長
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
先ほどお送りしたメールですが、誤って〇〇部長に送信してしまいました。

大変失礼いたしました。

=====================
送信日時:20XX/10/21
件名:発注内容確認のお願い
差出人:営業部 山田
=====================

今後このようなミスをしないよう十分注意して参ります。

この度は大変申し訳ございませんでした。
 
営業部 山田 一郎

 
件名は、相手に気付いてもらいやすいよう、誤送信であることが分かるようにしましょう。

なるべく相手の目に留まるように工夫することが大切!

ccの人にも送ってしまった場合には、返信時にもccの人も一緒に入れると親切ですよ。

 
どのメールが誤送信に該当するのかを、相手に分かりやすく記載するとよいでしょう。

例文のように送信日時・件名・差出人・内容を分かりやすく記載してくださいね。

 
謝罪するだけではなく、「今後はこのようなことを起こさないようにする」という一言を添えるのが大事。

そして最後に、改めてお詫びの言葉を述べると、相手に申し訳ないという気持ちが伝わりやすいです。

 
ここまでが「指摘前」の内容になります。 

例文を参考にしたり、あなたなりにアレンジして、使ってみてくださいね!

 
さてさて、次の見出しでは「指摘後」の解説をします。

自分では気が付くことができず、相手から指摘を受けてしまった場合に送るお詫びメールの内容を、例文とともにお伝えしていきますね!

【指摘後】宛先間違いの場合のお詫び例文

自分では気付くことができずに、誤送信を先方から指摘される場合もあります。

社内メールであったことが、唯一の救いですね^^;

 
自分では気付けなかった事を反省し、お詫びの旨を述べましょう。

どのような内容で書けばよいのか例文をご紹介しますね。
 

件名:誤送信のお詫び

 
〇〇 様
 
お疲れ様です。

営業部の山田です。
 
先ほどお送りしたメールの件ですが、〇〇さんよりご指摘をいただいて、誤送信であることに気が付きました。

大変失礼いたしました。
 
またご指摘をいただき、ありがとうございました。

今後このようなことがないよう、注意して参ります。
 
この度は大変申し訳ございませんでした。
 
営業部 山田 一郎

 
社内メールの誤送信を相手から指摘された場合には、お詫びだけではなく、感謝の気持ちも伝えることが重要なポイントです。

相手の指摘によって気付いたわけなので^^

 
宛先間違いで相手から指摘を受けた場合には、先程のように「送信日時・件名・差出人」の情報は書かなくてOK。

どのメールなのか相手が分かっていますからね。

 
では次に、機密性の高い情報が入っていた場合は、どのような内容にすればよいのでしょうか?

続いて見ていきましょう。

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【指摘前】機密事項・個人情報が入っていた場合のお詫び例文

いくら社内であっても、広まるべきではない情報というものは存在します。

機密事項や個人情報がメールに記載・添付されていた場合は、重大な情報漏洩に繋がる可能性も。

 
とにかく即座に・誠実に対応することが大切です。

どんな内容でお詫びをすればよいのかを見ていきましょう。
 

件名:【重要】誤送信のお詫びと削除のお願い

 
営業部
〇〇 課長
 
お疲れ様です。

人事部の田中です。
 
先ほどお送りしたメールですが、誤った添付ファイルを送信してしまいました。

大変申し訳ございませんでした。

=====================
送信日時:20XX/3/4
件名:人事異動名簿の件
差出人:人事部 田中
添付ファイル:人事異動名簿. xlsx
=====================

お忙しいところ大変恐縮ですが、当該メールについては削除をしていただきますよう、お願い申し上げます。

また、記載されていた情報については口外されることのないよう、併せてお願い申し上げます。
 
今後このようなことがないよう、十分注意いたします。

この度はご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんでした。
 
人事部 田中 太郎

 
機密事項や個人情報が入っていた場合、とにかく相手に誤送信である事実を知ってもらわなくてはいけません。

件名は【重要】のように、相手が必ず見てくれるように工夫することが大切。

 
本文中には、「いつ」「どんな件名で」「何を」送ってしまったのかを記載します。

例文のように記載すると、相手がどのメールかを探す手間を省くことができます。

 
機密事項や個人情報が入っていた場合に、特に重要なのが下記の事項。

  • 機密事項や個人情報(メール本文・添付ファイル)を速やかに削除してほしい
  • 知り得た情報は口外しないでほしい

この2つのことを丁重にお願いしましょう。

 
こちらのミスでお願いをするため、

  • お手数ですが
  • 大変恐縮ですが

などのクッション言葉を使用して、少しでも相手へ配慮の気持ちを伝えることが大事ですよ!

 
相手から指摘を受けた場合は、どうすればよいのでしょうか?

続いてご紹介していきますね!

【指摘後】機密事項・個人情報が入っていた場合のお詫び例文

機密事項・個人情報の誤送信は、本来あってはならないもの。

ましてやその件を自分で気付くことができず、先方から指摘を受けたというのは非常に恥ずかしいことであると認識しましょう。

 
指摘を受けた時点で、すぐにお詫びのメールを送ることが大切です。

どんな内容のお詫びメールを書けばよいのかをご紹介していきます。
 

件名:【重要】誤送信のお詫びと削除のお願い

 
技術部
〇〇 次長

お疲れ様です。

人事部の田中です。
 
先ほどお送りしたメールの件について、ご指摘いただきありがとうございました。

下記のメールを誤ってお送りしてしまい、大変失礼いたしました。

=====================
送信日時:20XX/3/21
件名:人事異動名簿の件
差出人:人事部 田中
添付ファイル:人事異動名簿.xlsx
=====================

お忙しいところ大変恐縮ですが、当該メールについては削除をしていただきますよう、お願い申し上げます。

また、内容については、口外されることのないよう、併せてお願い申し上げます。
 
今後このようなことがないよう、十分注意いたします。

この度はご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんでした。
 
人事部 田中 太郎

 
わざわざ指摘をしてくれたことに対するお礼を述べるとともに、丁重にお詫びをしましょう。

 
機密事項・個人情報の場合には、基本的にメールの削除をお願いすることになると思います。

そのため、誤送信のメールを送った日時・件名・差出人・内容を盛り込んで、すぐ相手に探してもらえるようにしましょう。

 
ミスをした上でお願いするのは非常に心苦しいので、先程のように「大変恐縮ですが」などのクッション言葉を利用すると、丁寧さが伝わりやすいです。

「誤送信+指摘」というミスを重ねたことを反省し、最後にもお詫びを述べるようにしましょう。

 
機密事項・個人情報のため、上司からの叱責や社内規定違反による始末書などがあるかもしれません。

そこは覚悟をしましょう(;_;)

やってしまったことは仕方ありませんので・・。

 
誤送信を防ぐことはもちろん大切ですが、万が一やってしまった場合には、その後のお詫びが非常に重要だということを頭に入れておきましょうね!

まとめ

社内で誤送信をしてしまった場合の、お詫びメールについて振り返っておきましょう。

<誤送信メールでのお詫びのポイント>
誤送信が発覚した時点ですぐに対応すること

 
社内といえども、メールの誤送信は大きなミス。

誤送信が発覚した時点で、すぐに対応することが大切です!

宛先にccを入れて送っている場合は、ccの人にも知らせてあげると親切ですよ。

 
特に、自分では気付かず、相手から指摘を受けて発覚した場合には、相手からの印象はよくありません。

誠実に対応することを意識していきましょう!

 
私が過去に機密性の高い情報を誤送信して以来、下記のような対策を取るようにしました!

  • 付箋で「宛先・内容・添付ファイルの確認!」と机に貼った
  • 宛先のメールアドレスは、送信直前に入れるようにした
  • 送信前に2回内容を確認するようにした

 

このおかげで大きな誤送信は、しなくなりました!

誤字・脱字くらいは、どうしてもありますけどね^^;

 
万が一誤送信をしてしまった場合には、丁重にお詫びをして臨機応変に対応していきましょうね!

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