謝罪メールを送るとき、締めのフレーズで手が止まってしまうことはありませんか?

最後に締めくくる結びでよろしくお願いいたしますを使うのも、「何だか違和感があるなぁ・・」というような状況。

 
私自身が過去に、本文は書けたものの、「締めってどうすればいいんだろう!?」って迷った経験があります^^;

 
謝罪メールは本文だけでなく、締めもしっかり意識することが大切

お詫びの文言で結ぶようにすると、相手への配慮が伝わりやすく、謝罪メール自体にも締まりが出ますよ!

ビジネスメールにおける謝罪締めには、どのようなフレーズがあるのでしょうか?

 
そこで今回は、社内と社外の両方で使える5つのフレーズをレベル別にご紹介します。

あなたのバリエーションを増やすとともに、状況に応じて使い分けていきましょう!

 
締めのフレーズによって、相手の印象が結構左右されるんですよ^^;

丁寧な締めのフレーズで、少しでもミスを挽回していきましょう!

 
それぞれのフレーズについての解説と、どのように使うかの例文をお伝えしていきますね。

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謝罪メールの締めで使えるフレーズ5選

謝罪メールの締めで最適なフレーズを5つご紹介します。

それが・・・

  • 申し訳ありませんでした
  • 深くお詫び申し上げます
  • ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした
  • ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
  • 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます

この5つの締めのフレーズは、下にいくにつれて丁寧度がアップしています。

 
私目線の丁寧度レベル付きでお伝えしていきますね!

状況によって使い分けるのがオススメですよ~

 
それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

申し訳ありませんでした【丁寧度レベル1】

「申し訳ありませんでした」は、謝罪の場合によく使われるフレーズ。

 
「すみませんでした」や「ごめんなさい」も同じような意味のお詫びの表現ですが、ビジネスシーンで使う場合には、「申し訳ありません」を選択しましょう。

「すみませんでした」や「ごめんなさい」を使うと、ずいぶん軽いなという印象を与えてしまい、ビジネスマナーとして適切ではないので^^;
 

◎ 例文:ご連絡が遅くなり、申し訳ありませんでした。

 

ちなみに、「申し訳ございません」は「申し訳ありません」よりも丁寧な言い方。

より誠意を示したい時には、「申し訳ございません」を使ってもOKですよ!
 

深くお詫び申し上げます【丁寧度レベル2】

「お詫び申し上げます」は、相手に敬意を払い、自分の過ちやミスを謝罪する表現です。

 
お詫び申し上げますの言葉の構成は・・・

  • 「詫びる」の丁寧語「お詫びする」
  • 自分をへりくだる謙譲語「申し上げる」

謙譲語とは自分を下げて、相対的に相手を立てる表現です。

このような言葉の成り立ちからも、丁寧さがよく分かりますね。

 
「お詫び申し上げます」の前に「深く」と付け加えることで、より謝罪の気持ちを強めた表現になります。
 

◎ 例文:この度は、関係者の皆様にご迷惑おかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

 


 

ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした【丁寧度レベル2】

「ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした」は、要望に応えることが出来なくて、ごめんなさいという意味です。

主に、取引先やお客様など社外へ向けた謝罪メールの締めで使用されます。
 

◎ 例文:在庫が切れており、再入荷が一カ月後となります。ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした。

 

ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます【丁寧度レベル3】

「ご容赦くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」は、「ご容赦くださいますよう」と「よろしくお願い申し上げます」が組み合わさった表現です。

 
「ご容赦くださいますよう」は、失敗や過失についてどうかお許しくださいという意味。

そして、「お願い申し上げます」で相手にお願いを示します。

 
非常に丁寧にお詫びをしたい場合に、使用することをオススメしますよ!
 

◎ 例文:今後は同じ過ちを繰り返さないよう注意して参りますので、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

 

多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます【丁寧度レベルMAX】

「謹んでお詫び申し上げます」は、最大級のお詫びフレーズ

 
「謹んで」には、相手に敬意を払って行動をするという意味があります。

「謹んで」と入ることで、丁寧度レベル2でご紹介した「深くお詫び申し上げます」よりも、さらに丁寧と認識しておきましょう!

 
「多大なるご迷惑をおかけしたこと」と最初に入れることで、相手への申し訳なさを強調しています。

 
不祥事や企業が重大ミスをしたときの会見などで、目にする表現です。

そのため、日常的のビジネスシーンでは、あまり見かけないかもしれません。

相手を敬うとともに、非常に丁寧にお詫びの気持ちを伝えたい場合に使用しましょう。
 

◎ 例文:弊社の不注意でこのような事態となり、多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます。

 

締めの言葉を知っても、どのように使えばいいか、まだ不安があるかもしれません。

もしかすると、あなたも・・

でもそこはご安心ください^^

 
謝罪する相手や状況によって、どう使い分ければいいかをお伝えしていきます!

社内と社外相手の場合それぞれについて、例文付きで見ていきましょう。

 
まずは社内の方相手に、締めのフレーズを使う場合をご紹介してきます。

具体的な使い方を見ていきましょう!

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【社内】締めを意識した謝罪メール例文

社内の方へ送る場合の、謝罪メール例文をご紹介していきます。

 
例文は、大事な資料を無くしてしまい、課長に謝罪メールを送ろうとしている状況。

上司へ社内資料を紛失した旨の報告をしようと思っており、本文までは無事に書いたものの、締めをどうすればいいか困っている・・。

 
そんな場合の例文を見ていきましょう!
 

件名:資料紛失のお詫び

 
〇〇 課長
 
お疲れ様です。

山田です。
 
先日お預かりしたプロジェクト資料を紛失してしまいました。

私の不注意から、〇〇課長にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
 
今後は二度と同じ過ちを繰り返さないよう、書類と資料の管理を徹底する所存です。

申し訳ありませんでした。
 
山田 一郎

 
上の例文には、

  • 深くお詫び申し上げます
  • 申し訳ありませんでした

の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。

 
本文中で相手に迷惑をかけたことを謝罪してから、最後に謝罪フレーズで締めることで、より丁寧な印象になります。

ぜひ意識してみましょうね!

 
社内相手の謝罪メールは、丁寧度レベルが1〜2のものを使用するのがおおよその目安。

あまり畏まり過ぎると、相手に距離感を感じさせてしまいます。

ビジネスマナーを踏まえつつも、くだけない程度を意識していきましょう!

 
取引先や顧客などの場合はどうなのでしょうか?

続いては、社外へ向けた謝罪メールの例文をご紹介していきますね!

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【社外】締めを意識した謝罪メール例文

社外の方へ送る場合の、謝罪メール例文をご紹介していきます。

 
例文は、自然災害によって商品の納期が遅れるため、謝罪メールを送る状況。

大雨によって納期が遅れる旨の本文を記載したが、締めをどうすればいいか困っている・・。

 
そんな場合の例文を見ていきましょう!
 

件名:商品Aに関する納期延期のお願い

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
本日は、商品Aの納期の件に関して、ご連絡いたしました。
 
10月3日の関東地方大雨の影響で必要部品の到着が遅れており、商品Aの生産が間に合わない状況です。

ご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。
 
大変恐縮ではありますが、10月17日の納期を10月24日に延期させていただきたく存じます。

ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 

取引先など社外へ向けての謝罪メールは、社内向けの謝罪メールよりも丁寧な言葉遣いが求められます。

 
ただ「申し訳ありませんでした」よりも、もう少し丁寧な方が相手への配慮が伝わりやすいです。

上の例文には、

  • 深くお詫び申し上げます
  • ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます

の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。

 
社外相手の謝罪メールは、丁寧度レベルが2〜3のものを使用するのがおおよそ目安。

謝罪の結びでお詫びの印象を強めて、相手に許してもらえるよう工夫していきましょう!

まとめ

ビジネスメールでの謝罪の締めフレーズについて、振り返っておきましょう。

【レベル1】
◎ 申し訳ありませんでした

【レベル2】
◎ 深くお詫び申し上げます
◎ ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした

【レベル3】
◎ ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます

【レベルMAX】
◎ 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます

 
大切なのが、相手や謝罪の内容に合わせて締めの言葉を選ぶこと。

 
謝罪メールの締めフレーズを使う場合には、社内相手だとレベル1〜2、社外相手だとレベル2〜3がおおよその目安。

個人的な感覚ですが、目安として参考にしてみてくださいね!

 
謝罪メールを送る際には、

  • スピードを意識する
  • 丁寧な謝罪フレーズでメールを締めくくる

この2つがぜひ意識しておきたいポイント。

 
レベルMAXのフレーズは、大きなトラブルや不祥事の際に使う場合が多いので、実はまだ使ったことがありません・・。

ぜひあなたが使うこと・使ったことがあれば、下記にコメントをいただけると、非常に嬉しいです!

事例を知りたいなと思っています^^

 
状況や相手に応じて、ぜひ謝罪の締めの言葉を意識してみてくださいね!

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