謝罪メールを送るとき、締めのフレーズで手が止まってしまうことはありませんか？
最後に締めくくる結びでよろしくお願いいたしますを使うのも、「何だか違和感があるなぁ・・」というような状況。
私自身が過去に、本文は書けたものの、「締めってどうすればいいんだろう！？」って迷った経験があります^^;
謝罪メールは本文だけでなく、締めもしっかり意識することが大切。
お詫びの文言で結ぶようにすると、相手への配慮が伝わりやすく、謝罪メール自体にも締まりが出ますよ！
ビジネスメールにおける謝罪の締めには、どのようなフレーズがあるのでしょうか？
そこで今回は、社内と社外の両方で使える5つのフレーズをレベル別にご紹介します。
あなたのバリエーションを増やすとともに、状況に応じて使い分けていきましょう！
締めのフレーズによって、相手の印象が結構左右されるんですよ^^;
丁寧な締めのフレーズで、少しでもミスを挽回していきましょう！
それぞれのフレーズについての解説と、どのように使うかの例文をお伝えしていきますね。
目次
謝罪メールの締めで使えるフレーズ5選
謝罪メールの締めで最適なフレーズを5つご紹介します。
それが・・・
- 申し訳ありませんでした
- 深くお詫び申し上げます
- ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした
- ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
- 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます
この5つの締めのフレーズは、下にいくにつれて丁寧度がアップしています。
私目線の丁寧度レベル付きでお伝えしていきますね！
状況によって使い分けるのがオススメですよ～
それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
申し訳ありませんでした【丁寧度レベル1】
「申し訳ありませんでした」は、謝罪の場合によく使われるフレーズ。
「すみませんでした」や「ごめんなさい」も同じような意味のお詫びの表現ですが、ビジネスシーンで使う場合には、「申し訳ありません」を選択しましょう。
「すみませんでした」や「ごめんなさい」を使うと、ずいぶん軽いなという印象を与えてしまい、ビジネスマナーとして適切ではないので^^;
ちなみに、「申し訳ございません」は「申し訳ありません」よりも丁寧な言い方。
より誠意を示したい時には、「申し訳ございません」を使ってもOKですよ！
深くお詫び申し上げます【丁寧度レベル2】
「お詫び申し上げます」は、相手に敬意を払い、自分の過ちやミスを謝罪する表現です。
お詫び申し上げますの言葉の構成は・・・
- 「詫びる」の丁寧語「お詫びする」
- 自分をへりくだる謙譲語「申し上げる」
謙譲語とは自分を下げて、相対的に相手を立てる表現です。
このような言葉の成り立ちからも、丁寧さがよく分かりますね。
「お詫び申し上げます」の前に「深く」と付け加えることで、より謝罪の気持ちを強めた表現になります。
ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした【丁寧度レベル2】
「ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした」は、要望に応えることが出来なくて、ごめんなさいという意味です。
主に、取引先やお客様など社外へ向けた謝罪メールの締めで使用されます。
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます【丁寧度レベル3】
「ご容赦くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」は、「ご容赦くださいますよう」と「よろしくお願い申し上げます」が組み合わさった表現です。
「ご容赦くださいますよう」は、失敗や過失についてどうかお許しくださいという意味。
そして、「お願い申し上げます」で相手にお願いを示します。
非常に丁寧にお詫びをしたい場合に、使用することをオススメしますよ！
多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます【丁寧度レベルMAX】
「謹んでお詫び申し上げます」は、最大級のお詫びフレーズ。
「謹んで」には、相手に敬意を払って行動をするという意味があります。
「謹んで」と入ることで、丁寧度レベル2でご紹介した「深くお詫び申し上げます」よりも、さらに丁寧と認識しておきましょう！
「多大なるご迷惑をおかけしたこと」と最初に入れることで、相手への申し訳なさを強調しています。
不祥事や企業が重大ミスをしたときの会見などで、目にする表現です。
そのため、日常的のビジネスシーンでは、あまり見かけないかもしれません。
相手を敬うとともに、非常に丁寧にお詫びの気持ちを伝えたい場合に使用しましょう。
締めの言葉を知っても、どのように使えばいいか、まだ不安があるかもしれません。
もしかすると、あなたも・・
でもそこはご安心ください^^
謝罪する相手や状況によって、どう使い分ければいいかをお伝えしていきます！
社内と社外相手の場合それぞれについて、例文付きで見ていきましょう。
まずは社内の方相手に、締めのフレーズを使う場合をご紹介してきます。
具体的な使い方を見ていきましょう！
【社内】締めを意識した謝罪メール例文
社内の方へ送る場合の、謝罪メール例文をご紹介していきます。
例文は、大事な資料を無くしてしまい、課長に謝罪メールを送ろうとしている状況。
上司へ社内資料を紛失した旨の報告をしようと思っており、本文までは無事に書いたものの、締めをどうすればいいか困っている・・。
そんな場合の例文を見ていきましょう！
〇〇 課長
お疲れ様です。
山田です。
先日お預かりしたプロジェクト資料を紛失してしまいました。
私の不注意から、〇〇課長にご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と同じ過ちを繰り返さないよう、書類と資料の管理を徹底する所存です。
申し訳ありませんでした。
山田 一郎
上の例文には、
- 深くお詫び申し上げます
- 申し訳ありませんでした
の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。
本文中で相手に迷惑をかけたことを謝罪してから、最後に謝罪フレーズで締めることで、より丁寧な印象になります。
ぜひ意識してみましょうね！
社内相手の謝罪メールは、丁寧度レベルが1〜2のものを使用するのがおおよその目安。
あまり畏まり過ぎると、相手に距離感を感じさせてしまいます。
ビジネスマナーを踏まえつつも、くだけない程度を意識していきましょう！
取引先や顧客などの場合はどうなのでしょうか？
続いては、社外へ向けた謝罪メールの例文をご紹介していきますね！
【社外】締めを意識した謝罪メール例文
社外の方へ送る場合の、謝罪メール例文をご紹介していきます。
例文は、自然災害によって商品の納期が遅れるため、謝罪メールを送る状況。
大雨によって納期が遅れる旨の本文を記載したが、締めをどうすればいいか困っている・・。
そんな場合の例文を見ていきましょう！
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
本日は、商品Aの納期の件に関して、ご連絡いたしました。
10月3日の関東地方大雨の影響で必要部品の到着が遅れており、商品Aの生産が間に合わない状況です。
ご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。
大変恐縮ではありますが、10月17日の納期を10月24日に延期させていただきたく存じます。
ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
取引先など社外へ向けての謝罪メールは、社内向けの謝罪メールよりも丁寧な言葉遣いが求められます。
ただ「申し訳ありませんでした」よりも、もう少し丁寧な方が相手への配慮が伝わりやすいです。
上の例文には、
- 深くお詫び申し上げます
- ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
の2つの謝罪フレーズを盛り込みました。
社外相手の謝罪メールは、丁寧度レベルが2〜3のものを使用するのがおおよそ目安。
謝罪の結びでお詫びの印象を強めて、相手に許してもらえるよう工夫していきましょう！
まとめ
ビジネスメールでの謝罪の締めフレーズについて、振り返っておきましょう。
◎ 申し訳ありませんでした
【レベル2】
◎ 深くお詫び申し上げます
◎ ご要望に沿えず、申し訳ございませんでした
【レベル3】
◎ ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
【レベルMAX】
◎ 多大なるご迷惑をおかけしたことを、謹んでお詫び申し上げます
大切なのが、相手や謝罪の内容に合わせて締めの言葉を選ぶこと。
謝罪メールの締めフレーズを使う場合には、社内相手だとレベル1〜2、社外相手だとレベル2〜3がおおよその目安。
個人的な感覚ですが、目安として参考にしてみてくださいね！
謝罪メールを送る際には、
- スピードを意識する
- 丁寧な謝罪フレーズでメールを締めくくる
この2つがぜひ意識しておきたいポイント。
レベルMAXのフレーズは、大きなトラブルや不祥事の際に使う場合が多いので、実はまだ使ったことがありません・・。
ぜひあなたが使うこと・使ったことがあれば、下記にコメントをいただけると、非常に嬉しいです！
事例を知りたいなと思っています^^
状況や相手に応じて、ぜひ謝罪の締めの言葉を意識してみてくださいね！
