商品やサービスが、諸事情によって納期に提供できない場合がありますね。
取引先やお客様に対して迷惑をかけることを速やかにお詫びしなくてはいけません。
メールを書こうとしているものの、どう書けばよいか分からず悩んでいる(;_;)
もしあなたがそんな状況であれば、ぜひこのまま読み進めてくださいね。
悩み解消に向けたお手伝いができると思います！
納期遅延のお詫びメールは、どのような内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回は、以下の2つのパターンで例文をご紹介していきます。
それは・・・
- 納期の目処がついている場合
- 納期の目処がついていない場合
私は過去に、工場の生産が追い付かず、取引先に納期遅延のお詫びをしなくてはいけない場合がありました。
メールでお詫びをする場合、丁寧な内容にする必要があるので、どのような文面にすべきか相当悩んだんです・・。
その際に例文と意識すべきポイントを知りたいなと思ったんですね。
書き方を間違えると、今後の取引に影響を及ぼす可能性が出ると思うので(;_;)
それが、今回の記事を書こうと思ったキッカケです！
例文を把握し、ポイントをしっかり押さえた内容にしていきましょう。
起こって欲しくないシチュエーションですが、万が一このような状況になってしまった場合の参考にしてくださいね。
まずは、納期の目処がついている場合の、お詫びメールの例文を見てみましょう！
目次
納期の目処がついている場合のお詫びメール例文
納期が遅延してしまっても、いつまでにという約束ができる場合は、その旨を速やかに先方へ知らせましょう。
納期遅延のお詫びと、納品がいつ可能なのかを盛り込むことが大切です。
実際にどんな文面にすればよいか、例文をご紹介しますね。
〇〇株式会社
購買部
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
8月24日にご注文いただいた「商品A」の納品ですが、納期に間に合わない事実が判明いたしました。
誠に申し訳ございません。
社内にて原因を調査しましたところ、工場の機械の不具合により、生産が追い付いていなかったことが判明いたしました。
現在不具合は解消されて、通常通り生産が出来ているため、御社には9月15日に納品ができる見込みでございます。
この度は多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
今後はこのようなことが起こらぬよう、社内での確認体制を徹底していく所存でございます。
メールにて大変恐縮ではございますが、お詫びを申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
件名は、「何の」納期が遅れたことに対するお詫びなのかを記載しましょう。
ただの「お詫び」だけでは、用件が分かりにくいです。
商品名やサービス名を明記し、何に対する納期遅延のお詫びなのかが伝わるような件名にしてくださいね！
本文中で非常に大事なのが、納期が遅れた原因を伝えること。
相手に納得してもらえるような原因を述べることが大切です。
そのうえで、いつ納品ができるのかという期日を明記しましょう！
納期遅延で迷惑をかけてしまうと、先方は「今後また同じことが起こるのでは」と不安になります。
原因に対する処置を会社としてどのように行うのか、再発を防ぐための対策についてを必ず伝えてくださいね。
ちなみに、納期の目処がついていない場合は、どのような内容にすればよいのでしょうか？
次の見出しでの例文をご紹介していきますね！
納期の目処がついていない場合のお詫びメール例文
納期が遅れている上に、まだ納期の目処が立っていない場合は、より丁寧に謝罪をする姿勢が大切。
相手が最も気になるのは、どうして納期の目処がつかないのかという理由。
どんな理由でこのような事態が起きているのかを、相手に分かりやすく説明する必要があります。
どのような文面にすればよいか、例文を見ていきましょう！
〇〇株式会社
営業部 課長
〇〇 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社ビジマナねっとの山田です。
10月26日にご注文いただいた「商品B」の納期の件ですが、ご希望の日程に間に合わない事実が判明いたしました。
誠に申し訳ございません。
社内にて原因を調査しましたところ、海外における原材料の在庫が切れていることが発覚しました。
海外担当者より、近日中には元の状況に戻る旨の連絡を受けておりますが、納期の確約ができない状況でございます。
正確な納期が判明次第、早急にご連絡させていただきます。
在庫管理の体制を見直して、今後はこのようなことが起こらぬよう、十分注意して参ります。
メールにて大変恐縮ではございますが、お詫びを申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123－4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL：03-××××-××××
メール：××××××＠×××.co.jp
納期が遅れる上、目処がついていないという大変厄介な場合です。
どのような原因で納期の遅延が起きるのか、なぜ目処がつかないのかを必ず記載することが大切。
特に、気を付けなければなけないことは、言い訳がましくならないことです。
相手の視点に立って、納得してもらえるような理由を記載しましょう。
「納期が分かりません、申し訳ありません」で終わるのではなく、これからどう進めていくのかを伝えてください。
例文だと、「正確な納期が判明次第、早急にご連絡をさせていただきます」の文言ですね。
相手の不安感を少しでも取り除く工夫をしていきましょう。
再発防止の対応策は、必ず述べてくださいね。
納期が遅れる上、いつになるか分からないという状況は、相手に対して確実にマイナスな印象を与えます。
原因に対する対策を盛り込むことによって、二度と同じことを繰り返さないことを相手に伝えましょう。
いざ「納期遅延のお詫びメールを作成しよう！」と思っても、どんなポイントを意識すればよいかピンと来ていないかもしれません。
もしかすると、あなたも・・・。
そんな場合のために、必ず押さえたいポイントを3つにまとめました！
1つずつ解説付きでお伝えしますので、ご安心くださいね^^
次の見出しで詳しく見ていきましょう！
納期遅延のお詫びで意識すべき3つのポイント
納期遅延のお詫びのメールでは、どんなことを特に意識すべきなのでしょうか？
それが・・・
- 納期が遅延すると分かった時点で連絡する
- 遅延に至った理由を説明する
- 客観的な事実を述べる
それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
納期が遅延すると分かった時点で連絡する
納期の遅延がわかった時は、速やかに先方に伝えることが重要。
商品やサービスが納品されないということは、相手の会社にとって大きな損失となる可能性があります。
最悪の場合には、損害賠償に発展するようなケースも・・。
連絡が遅くなるほど、相手に与える損害が大きくなるリスクが大きくなります。
納期の遅延が判明した時点で、すぐにお詫びをすることが大切です！
遅延に至った理由を説明する
納期の遅延には、必ず何らかしらの理由があります。
例えば、
- 故障や不具合などハード面による理由
- 勘違いなど人的ミスによる理由
など様々な理由がありますが、その原因を追究し、きちんと先方に伝えることが大切。
仮に初歩的な事務処理のミスであったとしても、納期を遅らせてしまう原因になったのは事実です。
必ず遅延に至った理由を明記し、「こういう理由で遅れてしまった」という説明を伝えましょうね。
客観的な事実を述べる
お詫びメールでは、主観的な意見ではなく、客観的な事実を述べることが大切。
「自分はこう思った」という主観的な意見が入ると、言い訳がましいと思われる可能性が高いです。
そのため、
- 納期が遅れていること
- 納期遅延の理由
- 納期の目処について
という客観的な事実を述べるようにしましょう。
対応や改善策、今後のことなど、個人ではなく「会社としての見解」を述べるようにしてくださいね。
まとめ
納期遅延のお詫びメールのポイントについて、振り返っておきましょう。
① 納期が遅延すると分かった時点で連絡する
② 遅延に至った理由を説明する
③ 客観的な事実を述べる
お詫びメールで最も大切なのは、誠実に対応すること。
誠実に対応することで、信頼関係の影響を最小限にして、今後の取引継続につなげることができます。
また、納期の遅延は、本来あってはならないことを頭に入れておきましょう。
どんな理由で遅延するのかを相手に分かるように説明してくださいね。
そうしないと、相手との信頼関係にヒビが入る可能性がありますので^^;
私はこの3つのポイントを意識して先方にメールを送ったことが幸いしたのか、取引先との信頼関係に影響することなく、乗り切ることができました！
その際に特に意識したのが、客観的な事実を述べること。
自己防衛のために、自分の意見を入れたくもなりましたが、そこは踏みとどまって、客観的な事実を述べたのがよかったんだと思います^^
あなたもこの3つのポイントを意識して、納期遅延のお詫びメールを作成してみてくださいね！
