メールでアポイントキャンセルのお願いする場合は、どんな内容にすればいいんだろう・・・

 
アポイントの予定を、様々な理由でキャンセルせざるを得ない場合がありますよね。

例えば下記のような場合。

  • 病気になってしまった…
  • 他の仕事と重なってしまった…
  • トラブルが起きてしまった…

 
元々約束していたアポイントの断りを入れるのは、かなり緊張するもの^^;

直接出向いたり、電話でお詫びするのが望ましいですが、それが難しいこともあります。

そんな場合に用いるのがメール

 
アポイントキャンセルお詫びメールは、どのように書けばよいのでしょうか?

そこで今回お伝えするのが・・・
お詫びメール例文

 
私は過去に身内の不幸で、予定していた取引先とのアポイントに対応できない状況がありました。

電話がつながらなかったため、メールで連絡しようと思いましたが、どんな文面で送るべきか悩んだんですね(;_;)

その時に思ったのが、例文があれば助かるなと思いました。

 
そこで今回は、アポイントキャンセル時のお詫びメール例文をポイント解説付きでお伝えしていきます!

次の見出しで例文を見ていきましょう。

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アポイントキャンセル時のお詫びメール例文

こちらの都合で、ポイントのキャンセルをお願いしなければならないがありますね。

そんな場合には、まずは丁重にお詫びをすることが大切。

 
どんな内容にすればよいのでしょうか?

例文をお伝えしていきますね。
 

件名:明後日の打ち合わせの件

 
◯◯株式会社
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
明後日の打ち合わせの件ですが、身内に不幸があり、対応が難しい状況になりました。

申し訳ございません。
 
大変恐縮ではございますが、下記のいずれかの日時に変更いただけないでしょうか。
 
・ 9月8日(火) 10時~12時の間
・ 9月11日(木) 11時以降
・ 9月12日(金) 14時以降
 
ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません。

よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
件名は、パッと見て分かるような内容にしましょう。

「明日」・「明後日」・「◯日」などの日程を入れるとより親切です。

相手がいつ何の用件だったかが、分かりやすいので^^

 
まずはアポイントの日時に対応できない旨について、しっかりとお詫びをしましょう。

どうして対応できないのかの理由も添えてくださいね。

 
アポイントのキャンセルという内容ではありますが、「キャンセル」という表現はあまり相手によい印象を与えません。

そのため、日程変更という表現にするとよいでしょう。

キャンセルという内容は同じですが、マイルドな印象になるので、ぜひ意識してみてくださいね!

 
例文をご紹介しましたが、いざお詫びメールを書こうとすると、不安があるかもしれません・・。

ただやみくもに書くのは、避けたいですよね。

 
そこで、メールの内容で特に意識すべきポイントをまとめました^^

このポイントを盛り込むことで、相手に不快な気持ちをさせる可能性がグッと低くなるでしょう。

次の見出しでお伝えしていきますね!

アポイントキャンセルメールで意識すべき3つのポイント

アポイントのキャンセルをお願いする場合には、どんなことを意識すべきでしょうか?

それが次の3つ。

  • キャンセルへのお詫びする
  • 別日のスケジュールを提案する
  • 丁重にお詫びをする

それぞれについて、詳しく見ていきましょう!
 

① キャンセルへのお詫びする

こちらの都合でキャンセルするため、必ずお詫びをすること。

 
ビジネスメールでは、「すみません」は避けましょう。

それは、お詫びの際のマナーとして、適していない表現だからです。

申し訳ありません」もしくは「申し訳ございません」を使用してくださいね!

 
たとえ病気やトラブルなどやむを得ない場合でも、相手に迷惑をかけてしまうのは事実

当日に対応が出来ない旨を伝えて、しっかりとお詫びをしましょう。

② 別日のスケジュールを提案する

「キャンセルをお願いします」という旨だけを相手に言うのは、一方的なのでオススメしません。

別日のスケジュールを提案することで、キャンセルという断りの印象を柔らかくすることができます。

 
別日の候補をいくつか挙げて、相手に提案をしましょう。

そうすることで、スムーズなアポイントの日程変更につながりますよ!
 

③ 丁重にお詫びする

こちらの都合でのキャンセルになるので、できるだけ丁重にお詫びします。

 
相手のスケジュールを変更させてしまうという認識を持つようにしてくださいね。

誠実な姿勢がなければ、身勝手な人という印象を与え、今後のやり取りに支障が出る可能性があります。

 
自分が相手の立場だったらどうだろうと考えて、しっかりとお詫びをしましょう。

 
アポイントのキャンセルをお願いする場合には、どうしても理由が必要ですよね。

理由をどう伝えるか、結構迷ってしまうと思います^^;

 
そこで、キャンセルの理由の書き方についても、触れていきます。

次の見出しで見ていきましょう!

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キャンセル理由はどう書けばいい?

アポイントのキャンセル理由で、相手に納得してもらいやすいのが、

  • 体調不良
  • 仕事のトラブル対応
  • 身内の不幸
  • 天候や災害(台風、地震など)
  • 交通事情の問題

など不可抗力的な事項でしょう。

また、急な出張など会社命令で避けられない理由であれば、納得してもらえるかもしれません。
 

逆にキャンセル理由として、相手が受け入れにくい理由は、

  • 他社とのアポイント
  • こちらのスケジュールの確認ミス

などが挙げられるでしょう。

 
これらの理由では、相手を納得させることが難しいと思います。

特に他社とのアポイントの場合は、相手に自分への優先度が他社より低いと思われる可能性が高いです。

もしも、これらの理由でキャンセルをせざるを得ない場合は、書き方に注意してくださいね。

 
ちなみに、当日のキャンセルについては、メールではなく、電話で直接やりとりをした方が安全です。

メールだと、すぐに見てもらえるとは限りません。

 
また、メールで連絡したあとも、電話で再度お詫びした方が丁寧さが伝わります。

申し訳ないという気持ちをしっかりと伝え、同じことは繰り返さないようにしましょうね!

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まとめ

アポイントキャンセルのお詫びメールのポイントについて、振り返っておきましょう。

<お詫びメールのポイント>
① キャンセルへのお詫びする
② 別日のスケジュールを提案する
③ 丁重にお詫びをする

 
こちらの都合でアポイントをキャンセルするということで、相手には丁重にお詫びをしましょう。

キャンセルという言葉を相手に伝えるのは、印象的にあまり好ましくありません。

 
別日のスケジュールを提案し、断りという印象をマイルドにするとよいでしょう。

そうすると、相手には日程変更というイメージに変わりやすいです。

ぜひ意識してみてくださいね^^

 
私が過去に身内の不幸があった際、取引先にこの3つのポイントを意識してお詫びメールを送りました。

相手がよい人だったということもあり、無事に日程を変更してくれました!

信頼関係にも影響なかったので、キャンセルという言葉を使わなくって良かったです^^

 
これらのポイントを意識して、相手との関係を崩さないような対応をしていきましょうね!

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