異動の旨はメールでどう伝えればいいんだろう?

 
社会人にとって、大きな転機ともなり得る異動。

部署が変わったり、勤務地が変わったりと不安を感じることも多いのではないと思います。

 
とはいえ、自分のことばかりは言っていられず、きちんと引き継ぎ業務を済ませなければいけません。

その際に行う必要があるのが、社外の人への異動の連絡

頻繁にやり取りをしていた人、あなたに親切にしてくれた人など、様々な人と関わってきていることと思います。

 
社外の方に異動挨拶メールを送る際には、どんな内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回は、社外の方への異動時のメール例文を、

  • 個人宛に送る場合
  • 一斉送信する場合

の2つのパターンでお伝えしていきます!

私自身異動を経験した時には、どんな内容にすべきか結構悩みました^^;

例文があればすごくありがたいなと思ったんですね!

 
そこで、今回は解説付きで例文をご紹介していきます。

あなたが今の場所から異動しても、引き続き良好な関係が保てるような挨拶と引き継ぎをしていきましょう!

 
まずは個人宛の挨拶メールの例文からお伝えしていきますね。

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個人宛に送る場合の異動挨拶メール例文

個人宛の異動挨拶メールは、必ず一人一人送りましょう

 
「〇〇様 〇〇様」のように連名で送るのは、避けること。

相手にマナーを知らない人という印象を与えてしまいます。

 
どんな内容にすればよいのか、例文を見ていきましょう!
 

件名:異動のご挨拶

 
株式会社〇〇
〇〇 〇〇 様
 
いつもお世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。
 
この度4月1日付で企画部に異動することになりましたので、ご報告申し上げます。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところですが、メールでのご報告となり、申し訳ございません。
 
○○様にはいつも寛大な心で接してくださり、ありがとうございました。

特に昨年のAプロジェクトでご一緒させていただいた際には、大成功に導いていただき心より感謝しております。
 
なお、後任として佐藤が担当することになります。

今後とも変わらぬご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
個人宛に送るメールであれば、その人と間にあったエピソードを交えることがポイント。

短くてもよいのでエピソードを盛り込むことによって、温かみのある文章にすることができます!

ここで事務的な対応のみになってしまうと、相手から良い印象は得られないでしょう。

 
終わり良ければすべてよしと言いますが、終わりが悪ければ、これまでの積み重ねも台無しになってしまいます^^;

後任のためにも、良い状態で引き継げるような工夫をしましょう!

 
付き合いが長かったり、親交が深い方であれば個人宛に送りますが、そうではない場合もありますね。

複数宛に一斉送信する場合は、どんな内容にすればよいのでしょうか?

 
次の見出しでお伝えしていきます!

一斉送信する場合の異動挨拶メール例文

できれば一人ずつに送りたいところですが、時間的な都合や人数的な関係で難しい場合があります。

そんな場合には、一斉送信で送りましょう。

 
どんな内容で送ればよいのか、例文を挙げてお伝えしていきますね!
 

件名:転勤のご挨拶(ビジマナねっと 山田)

 
各位
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田ございます。
 
私事で大変恐縮ですが、4月1日付で東北支社へ転勤することになりましたので、ご報告申しあげます。

本来であれば皆様お一人お一人ご挨拶申し上げるべきですが、一斉送信でお送りしていることをお許しください。
 
本社在籍中には、いろいろとご指導くださり、本当にありがとうございました。

私の業務は後任の佐藤に引き継ぐこととなりました。

 
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23-234
TEL:03-××××-×××× 
メール:××××××@×××.co.jp

 
一斉送信で送る場合には、bccを使用して送りましょう

まとめて送るため、宛先には複数人のメールアドレスが入りますよね。

個人情報などの観点から、お互いのメールアドレスが分からないよう、bccを使うのがポイント。

 
本文中にも、「一斉送信でお送りしていることをお許しください」のように、まとめて送っていることをお詫びしてくださいね。

この一文がないと、受け手側は手を抜かれたと思う可能性があります。

悪いと思っているという事を伝える意味でも、必ず述べるようにしましょう。

bccを使用する際のポイントに関する記事もありますので、こちらもご参照くださいませ。
⇒ メールの一斉送信でbcc使用時のマナー|必ず押さえたい3つのポイント

 

ここまで2パターンの例文をご紹介してきました。

でもいざメールを書こうとすると、「どう書けばいいんだろう・・」と手が止まってしまうもしれません。

それは是非避けたいところ^^;

 
そこで、挨拶メールを作成の際に外せないポイントもご紹介していきます。

次の見出しを見ていきましょう!

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異動の挨拶メールで意識すべき3つのポイント

異動の挨拶メールを作成する上で、盛り込むべきポイントを3つにまとめました。

どんなことに意識すべきなのでしょうか?

それが・・・

  • 今までのお礼を述べる
  • どこに異動(転勤)になったかを述べる
  • 後任について触れる

 
1つでも抜けると、今後のやり取りに支障が出る可能性があります。

漏れの無いように、文章に盛り込んでくださいね^^

 
それぞれについて詳しく見ていきましょう!
 

今までのお礼を述べる

付き合いの長さに関わらず、相手へのお礼は必ず伝えること。

 
今まで何らかしらでお世話になっているはずです。

そのため、「今までお世話になり、ありがとうございました」のような文言は、しっかりと入れましょうね。

 
個別宛に送る場合には、エピソードを交えてお礼を述べると、感謝の気持ちがより伝わりやすいですよ!
 

どこに異動(転勤)になったかを述べる

異動が終わっても、何らかの事情であなたに連絡をとりたい場合があるかもしれません。

そのため、どこに異動になったかを必ず明記するようにしてくださいね。

 
部署異動の場合には、「〇〇部に異動しました」のように部署名を記載すればOKです。

他の場所へ転勤になった際には、地域名を含めた名称(支社・営業所名など)を伝えましょう。
 

後任について触れる

今後自分の仕事を誰が引き継ぐのかについても、忘れずに伝えましょう。

もしも伝え忘れてしまうと、あなたが異動した際に、誰に連絡をすればよいのか分からなくなってしまうので注意。

 
後任の担当者の名前を伝えてあげてくださいね。

後日、後任者とやり取りをする際に、スムーズに連絡しやすくなるでしょう。

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まとめ

社外の方へ異動の挨拶メールのポイントについて、振り返っておきましょう。

<異動の挨拶メールに盛り込むべきポイント>
① 今までのお礼を述べる
② どこに異動(転勤)になったか述べる
③ 後任について触れる

 
個人宛の挨拶メールには、相手とのエピソードを盛り込むことが大切。

事務的な内容しか書かれていないと、相手をがっかりさせてしまうことでしょう。

後任にも影響が出る可能性が出るので、相手と仕事をして思い出に残ったことを述べてくださいね。

 
複数宛の挨拶メールには、一斉送信になって申し訳ないという旨を入れること。

・本当は一人ひとり挨拶しなければいけない所、まとめての連絡になって申し訳ありません

などのような文言ですね。

 
異動の挨拶メールは、

  • 後任や相手方が不備なく業務を行えるようにする
  • 今までお世話になったお礼を述べる

という大事な意味合いがあります!

 
もしかすると、あなたは異動先のことで頭がいっぱいかもしれません。

ですが、この場所での最後の大事な仕事と認識し、周囲のことを考えてくださいね^^

あなたが異動しても、問題なく業務が引き継げるような挨拶を心掛けていきましょう!

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