教授へのアポメール例文｜送信＆返信の書き方マナーを把握しよう

 
 
大学の教授に用事があるので、アポを取りたい！
 

直接口頭でアポを取れればよいですが、それが難しい場合もありますよね^^;

上記のような状況では、メールでアポを取るのがスマートなやり方。

 
しかし、そこで困ってしまうのが、メールの文面。

さすがに友達にプライベートで送るような、メールを送るわけにはいきません・・・

ビジネスマナーを踏まえた内容にする必要があります！

 
教授にアポを取るメールは、どのような内容にすればよいのでしょうか？

そこで今回お伝えするのが・・・
アポ取りのメール例文
 
私は大学3年生の時に、研究室訪問の目的でアポ取りをメールで行いました。

ただし、大学生ということもり、普段からビジネス仕様のメールは書いていません・・。

そのため、1通のメールを作成するのに、1時間以上もかかってしまいました(;_;)

 
その当時凄く欲しかったのが、参考となる例文。

そこで、アポの依頼から、教授から来たメールへの返信まで、アポ取りメールの一連の流れをお伝えしていきます！

 
大学教授にメールを送る場面は、学生時代のどこかで必ず出てくるでしょう。

その時に慌てないよう、ぜひ参考にしてくださいね^^

 
まずは、アポを依頼するメールの例文から見ていきましょう！

教授にアポ依頼をするメールの例文

メールを送る上で非常に大事なのにも関わらず、つい忘れがちなことがあります。

それが・・・
あなたの所属と名前を述べること
 

教授がメールを開いた時に、誰から来たメールなのかが分からなければ、困惑してしまいます。

アポ取り以前の問題ですね^^;

そのため、どこの誰なのかを明確にするという意味でも、所属と名前は最初に述べるようにしましょう！

 
以上を踏まえて、例文をお伝えしていきますね。
 

 
内容はもちろん大切ですが、件名についても意識をすることが重要。

教授は一日に何通・何十通ものメールに目を通すことも多いもの。

 
そのため、一目でメールの内容がわかるような件名にすることが大切。

例文のように、パッと見て概要が分かるようにしましょう。

教授の負担を少なくすると同時に、見落されるリスクを低くするもできますよ！

 
アポの日程を提案する際には、いくつか候補を挙げること。

相手にお願いをする際は、こちらが選択肢を用意し、相手に選んでもらう形式の方がよいです。

複数の選択肢を用意して、教授に都合の良いタイミングを選んでもらいましょう！

 
アポ依頼のメールを送った後に、教授から返信メールが来ることでしょう。

ただし、ここで終わりではありません。

あなたも返信する必要があるので、まだ気を抜いてはいけませんよ！

 
でも、どう返信すればよいか困ってしまうかもしれません^^;

そこで、教授からのメールに返信する場合について、次の見出しで見ていきましょう！

教授からのメールに返信する例文

教授からは、「この日時であればOKです」という内容が来たら、あなたは返信をしなければなりません。

そう、あなたは「その日にお願いします」という旨の内容です。

 
返信の際には、「◯月◯日◯時に訪問いたします」といった具体的な日時を記載をして送ることが大切。

そうすることによって、あなたと教授の認識ミスのリスクを低減させることができますよ！
 

以上を踏まえて、例文を見ていきましょう。
 

 
連絡をくれたこと、そしてアポに応じてくれることに対して、お礼を述べましょう。

時間を割いて会ってくれるわけなので、アポに応じてくれることに関して、感謝の気持ちを忘れないことが大切。

 
万が一、あなたの提案した日程の何れも都合が悪ければ、再度提案する必要があります。

最初に送ったメールのように、候補日時をもう一度提示してくださいね。

日時を確定させるところまで頑張りましょう！

 
ここまで、アポ取りのメールの流れについてお伝えしてきました。

実はアポ取りのメールでは、意識すべきポイントがあります。

このポイントを外してしまうと、マナー違反になる可能性も(;_;)

 
そんなことにならないよう、3つのポイントを頭に入れておいてくださいね！

次の見出しで詳しく見ていきましょう。

アポ取りのメールで意識すべき3つのポイント

教授へのアポ取りのメールでは、どんなことに意識すればよいのでしょうか？

 
特に大切なのが次の3つ。

それが・・・

• 宛名の敬称は「先生」が無難
• アポの目的を述べること
• 日時の候補を提案すること

 
メールの送信前に、これらの点はしっかりと確認しておくこと。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう！
 

宛名の敬称は「先生」が無難

もしあなたと教授との距離が近く、あだ名やニックネームなどで呼んでいるかもしれません。

しかし、メールではマナーを踏まえる礼儀がとても大切。

 
宛名は「教授」でも問題ありませんが、「先生」が無難です。

また、「先生」という敬称は、教授のみならず准教授・助教授・講師などの役職でも使用可能です。

つまり、どの役職の方でも問題なく使うことができる敬称ということ。
 

教授のみならず、大学の先生にメールを送る際には「先生」を使うよう習慣づけておきましょう！
 

アポの目的を述べること

アポの目的が分からなければ、教授からOKをもらうことは非常に難しいでしょう。

時間を割いてもらうわけなので、どんな目的なのかをしっかりと述べることが大切。

 
例えば・・・

• 研究室の見学に関して
• レポートの提出に関する相談
• 授業中の疑問点について聞きたい

などですね。

 
アポの目的が分かっていれば、教授も事前に準備でき、余計な時間を取らせなくて済みます。

貴重な時間を無駄にさせないためにも、事前にアポの目的を述べるのは忘れないでくださいね！
 

日時の候補を複数提案すること

アポを取りたい具体的な日時を複数個提案するようにしましょう。

 
もしも、あなたが気を遣ったつもりで、「教授の都合がよいタイミングで」と伝えたとします。

そうすると、教授からこのタイミングでと言われた時に、あなたが行けなかったらどうなるでしょうか？

教授に失礼ですし、プラスアルファのやり取りが増えてしまいます・・。

 
そうないよう、あなたが都合のよい日時の候補を複数提案して、教授に選んでもらうようにしていきましょう！

結果として、スムーズに日時を確定させることができますよ^^

まとめ

教授にメールでアポ取りをする場合について、振り返っておきましょう。

 
教授にメールを送る場合には、ビジネスマナーを踏まえた内容にすることが大切。

友達に送るような感覚で、ただ用件のみのメールは絶対にやめてくださいね！

 
そして、アポを依頼するメールなので、どんな目的かを入れましょう。

目的が分からなければ、色々な仕事を抱えている教授は、わざわざ時間を割いてくれないはず。

私の経験上、しっかりと理由を述べれば、快く会ってくれる場合が多いですよ^^

 
そして、日時は複数提案しましょうね。

1つだけだと、教授の都合が悪ければアポを取れません。

何度もやり取りをする必要が出てしまうので、3つ程度提案することをオススメします^^

 
例文を上手に活用し、丁寧な対応でアポの日時を確定させていきましょう！
 

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