内容に誤りがあったことに気付いたけど、訂正して再度送る場合はどう送ればよいか迷っていませんか？
例えば下記のような事例。
- 製品名を間違えて送信してしまった…
- 添付ファイルを誤って送信してしまった…
- 1ヶ月間違えて日付を記載してしまった…
社内向けのメールだと思って、間違えた部分だけを知らせばよいのではと考えてしまいがちが、それはマナーとしてNG。
たとえ社内であろうとも、相手に勘違いをさせる内容であれば、必ず訂正とともにお詫びも必要です！
訂正のお詫びメールは、どのような内容にすればよいのでしょうか？
そこで今回は、社内でありがちな事例の例文についてお伝えしていきます！
それが・・・
- 誤記訂正のお詫び
- 添付ファイル訂正のお詫び
- 日時訂正のお詫び
私が過去にやらかして記憶に残っているのが、誤ったファイルを添付してしまったこと。
初歩的なミスだからこそ、非常に恥ずかしい思いもしましたし、上司に厳しく指導されました・・。
どのような文面で訂正メールを送ればよいか分からず、悩んでいる間に「対応が遅い！」とまた叱責を受ける羽目に(;_;)
そうならないように、訂正のお詫びメール例文と意識すべきポイントをお伝えしていきますね！
まずは誤記訂正のお詫びメールの場合について、見ていきましょう。
目次
誤記訂正のお詫びメール例文
誤記があった場合には、どう誤ったのかを伝えて、お詫びメールを送りましょう。
特に名前の間違いの場合は、相手にとって大変失礼にあたりますし、製品名などの場合は大きな誤解を生むことになります。
お詫びとともに訂正を示す内容にしましょうね！
それでは例文をご紹介していきます。
〇〇 様
おはようございます。
山田です。
昨日にお送りした下記のメールですが、製品名を間違えた内容でお送りしてしまいました。
申し訳ございません。
===================
・送信日時：20XX/9/6 17:15
・件名：××の見積金額について
===================
「商品A」は誤りであり、正しくは「商品B」の見積です。
今後このようなミスをしないよう、十分注意して参ります。
この度はご迷惑をおかけして、申し訳ございませんでした。
山田 一郎
件名は【訂正】のように、相手が件名を見てどんな内容なのかがすぐ分かるような表記を意識しましょう。
1日に多くのメールを受信する相手の場合、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
本文では何をどう間違えたのかを述べてください。
正誤をハッキリさせることで、相手が情報を正確に理解できるようになります。
例文のように、間違えたメールの概要を記載すると、より丁寧です。
相手がどんなメールだったかをすぐに探せるようになるので^^
ちなみに、添付ファイルを間違えて送信した場合はどうなのでしょうか？
次の見出しで見ていきましょう！
添付ファイル訂正のお詫びメール例文
添付ファイルのミスも、結構多く発生しがちなもの。
誤ったファイルを添付してしまった場合には、正しいファイルを添付し直してメールを送りましょう。
お詫びも兼ねた内容にしてくださいね！
それでは例文を見ていきましょう。
技術部
〇〇 課長
お疲れ様です。
山田です。
先程お送りした下記のメールですが、添付ファイルを誤ってお送りしてしまいました。
大変失礼いたしました。
===================
・送信日時：20XX/12/11 11:13
・件名：保守点検資料の件
・添付ファイル：見積依頼について.xlsx
===================
本メールにて、正しいファイルを添付させていただきます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
同じ過ちを繰り返さないよう、今後は送信前の確認を徹底して参ります。
申し訳ございませんでした。
営業部 山田 一郎
添付ファイルを誤って送ってしまった場合には、何のファイルが誤りだったのかを伝えましょう。
例文のように、添付ファイル名を書いてあげると親切ですよ！
そして、正しいファイルを添付して送ることが必要です。
今度は間違えないようにしてくださいね。
2回目も間違えると、非常識な人だと思われてしまう可能性があるので^^;
⇒ 添付ファイルを忘れた｜メールでのお詫び例文を活用してミスをカバーしよう
ちなみに、日時を間違えて送ってしまった場合は、どんな内容にすればよいのでしょうか？
相手のスケジュールに影響するので、場合によっては大変なことになります^^;
次の見出しで例文を見ていきましょう！
日時訂正のお詫びメール例文
日時を間違えてしまうと、場合によっては大変なことになります。
相手が誤りに気付いてくれればよいですが、気付かなかった場合は業務に大きな支障をきたす可能性も。
相手のスケジュールに影響するので、気付いた時点で早急に対応しましょう。
それでは例文をお伝えしていきますね！
担当者各位
お疲れ様です。
山田です。
先程送信した下記のメールですが、プロジェクト会議の時間を誤って記載してしまいました。
大変申し訳ございません。
===================
送信日時：20XX/4/23 10:05
件名：プロジェクト会議日時につきまして
===================
会議のスタートは10時ではなく11時です。
【誤】 4月24日（水）10:00〜10:30
【正】 4月24日（水）11:00〜11:30
このような過ちを繰り返さないよう、以後気を付けます。
誤った内容でお伝えしてしまい、申し訳ございませんでした。
営業部 山田 一郎
例文のように、相手へ早く伝えなければならない状況の場合は、件名を目立たせることが大切。
【重要】など目立つ件名にすることをオススメします。
今回のように複数の相手に送る場合は、伝えるのが遅れるほど、多くの人のスケジュールに影響が出ます。
直近の予定の場合には、メールだけではなく、電話でも伝えるということを考えたほうがよいです。
可能な限り早く正しい情報を伝える努力をしてくださいね。
ここまで3つの状況の例文をご紹介していきました。
何となくどんな内容で書けばよいか、イメージはつかめたでしょうか？
よりメールの内容を作成しやすくなるよう、大事なポイントをお伝えしていきたいと思います。
特に重要な点を3つに絞ってご紹介しますので、ぜひ意識してみてくださいね^^
次の見出しでご紹介していきます！
訂正のお詫びメールで意識すべき3つのポイント
訂正のお詫びメールでは、どんなことを意識すべきでしょうか？
主なポイントが3つ。
それは・・・
- 最初にお詫びをする
- 件名は訂正の旨が分かるようにする
- 正誤を分かりやすく伝える
それぞれについて、見ていきましょう！
最初にお詫びをする
あなたが送ったメールによって、相手に誤った認識をさせてしまいます。
そのため、相手の業務に支障を来たす恐れがあることを、頭に入れておきましょう。
そのため、まずはお詫びをする姿勢を示すことが大切。
言い訳をせずに、自分のミスをしっかり認めてくださいね。
誠意をもった謝罪をしてから、本題に入るようにしましょう。
件名は訂正の旨が分かるようにする
訂正のメールは、相手に確認をしてもらわなければ意味がないです。
ビジネスマンの中には、1日に何十通ものメールの処理をする方もいます。
他のメールに紛れてしまっては、訂正メールを見てもらうことができません。
相手が優先的に確認してくれるよう、件名は【訂正】や【重要】など目立つように工夫しましょう！
正誤を分かりやすく伝える
訂正のお詫びメールを送る場合は、
- 何を
- どのように
間違えたのかを分かりやすく伝えることが特に重要。
訂正メールには必ず正しい情報を記載、もしくは添付することが必要です。
これが間違いでこれが正しい情報という、正誤をハッキリさせる内容にすることを忘れないでくださいね。
まとめ
訂正のお詫びメールのポイントについて、振り返っておきましょう。
① 最初にお詫びをする
② 件名は訂正の旨が分かるようにする
③ 正誤を分かりやすく伝える
誤った内容でメールを送ってしまうことは、誰にでもあることだと思います。
ただし、ここで大事なのがその後の対応。
ミスが分かった時点で、すぐに対応するようにしましょう。
訂正のメールを送る際には、お詫びとともに、正しい情報を伝えることが大事です！
何を間違えたのかを相手に分かりやすく伝えてくださいね。
私が訂正メールを送る際に特に気を付けているのが、正誤を分かりやすく伝えること。
何が誤った情報で何が正しいのかを、すぐに理解してもらえるよう、簡潔さを意識しています！
ダラダラ長く書いては、相手の時間を無意味に奪ってしまうことになるので^^;
信頼を失うことにもつながる重大なミスであることを認識して、誠意ある対応をするように心がけてくださいね！
