社外の人へ異動の挨拶メールを送る場合には、どんな内容がいいんだろう?

 
本当は一人一人丁寧に挨拶をしたいけれども、スケジュールの関係などでそれができない場合がありますね・・。

そんな場合には、メールで一斉送信するのが便利!

でも、どんな文言で送るべきなのか、あなたは悩んでしまっていることでしょう。

 
多くの人の目に触れることになるため、内容はしっかりと意識しておきたいもの。

異動挨拶メール社外の方へ一斉送信する場合には、どんな内容にすればよいのでしょうか?

 
そこで今回お伝えするのが・・・
相手に丁寧な印象を与える例文

異動の辞令が出た時は、少なからず動揺しますよね^^;

でも、あなたがいくら動揺していても、身を置いているのはビジネスの場。

 
自分だけではなく、相手のことも考えなければなりません。

今までお世話になった取引先の方には、しっかりと挨拶をする必要があります。

しかしそこで、マナーを外したメールで去り際を汚してしまうのは、ぜひとも避けたいところ・・

 
そんなことにならないよう、丁寧に一斉送信で送る例文と意識すべきポイントをお伝えしていきますね^^

 
まずは、異動の挨拶メールの例文を見ていきましょう!

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異動の挨拶メールを一斉送信する場合の例文

異動の挨拶メールは、本来ならば個々に作成して送るのが理想。

 
しかし、一定数以上の取引先等との関わりがあれば、さすがに1通1通送るのは、スケジュール的に厳しいでしょう^^;

そんな場合には、一斉送信(Bcc)で送ると非常に効率的。

 
どんな内容で送ればよいか、挨拶メールの例文を見てみましょう!
 

件名:異動のご挨拶(株式会社ビジマナねっと 山田)
 
各位
 
平素より大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田でございます。
 
私事でございますが、この度4月1日付で営業部から人事部へ異動となりました。

営業部在籍時はいろいろとご指導くださり、本当にありがとうございました。
 
なお、後任として△△(後任者の名前)が担当させていただきます。

引き継ぎは万全にいたしますので、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
 
本来ならば、お一人お一人にご挨拶のメールをお送りすべきところですが、Bccで一斉にお送りしていることをお許しください。
 
皆様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 
取引先など社外の方へ送る場合には、色々な会社の方が混在していることでしょう。

プライバシーに配慮をするため、Bccで送る必要があります。

そこで、本文には「Bccで一斉送信にお送りしています」などの文言を加えてくださいね!

 
一斉送信なので、細々としたエピソードを書くことは出来ません。

ですが、その分シンプルな挨拶文とも言えます。

 
相手も日々忙しいはずですから、まずは異動になった旨を分かりやすく伝えることを意識してくださいね!

 
また、異動の挨拶メールでは、感謝の気持ちを伝えることが非常に大切。

ココを忘れてしまうと、マナーを知らない人だと思われる可能性があるのでご注意を^^;

 
感謝の気持ちを伝える理由について、次の見出しで詳しく見ていきましょう!

今までの感謝の気持ちを伝えよう

挨拶メールには、異動になったことを知らせるのがもちろん第一。

ですが、絶対に忘れてはならないのは・・・
今までのお礼を述べること
 

一緒に仕事をした時間の長短はあるかもしれませんが、仕事において何らかしら携わったことは事実です。

また、仕事上のことだけでなく、お酒の席で色々と話をし合ったり、人生観を語り合ったこともあるでしょう。

そのため、今までの間にお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えることが非常に大切。

 

たとえ一斉送信ではあっても、一人一人に送る気持ちでお礼の言葉を述べましょう。

もし個別に異動の挨拶メールを送る時間があれば、エピソードを交えてお礼を伝えると、相手は一層嬉しいと思ってくれますよ^^

 
今までのお礼とともに、ぜひ盛り込んでおきたいことがあります。

「異動の挨拶メール」である事を再度考えれば、自然と気が付くかもしれません。

 
あなたが異動した後のために、次の見出しの内容もしっかりと頭に入れておいてくださいね!

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後任の紹介を行うこと

異動後には、あなたのやっていた仕事を誰かが代わりに担当しなければなりません。

そのために大事なのが・・・
あなたの後任の紹介をすること
 
メールの文中には、「後任は〇〇である」ことを書きましょう。

うっかり書き忘れてしまって、次は誰が担当するんだろう・・ということのないよう、気を付けてくださいね。

 
後任の人を紹介することによって、取引先を安心させ、今後の仕事をスムーズに運ぶことにつながります!

 

ただし、正式な異動の辞令が出るまでは、メールを送らないほうがよいでしょう。

万が一異動が取り消しになれば、大変なことになってしまうので^^;

後任の人にも迷惑がかかるので、挨拶メールと後任の紹介は正式な辞令が出てからにしてくださいね!

 
ちなみに、異動挨拶メールを送るタイミングは、いつ頃がよいのでしょうか?

タイミングを誤ると、取り返しが付かなくなる可能性も・・

 
そんなことにならないよう、異動挨拶のタイミングについても、しっかりと頭に入れておきましょう!

次の見出しで詳しくお伝えしていきますね。

異動挨拶のタイミングはいつがいい?

正式な異動日より前に、内示という形で社内発表される会社が多いです。

しかし、内示はあくまで正式な発表ではないので、変わる可能性も否定できません。

 
そのため、異動挨拶メールを送るのは・・・
正式な辞令が出てから送ること
 
正式な辞令が出てからは、なるべく早いタイミングでメールを送りましょう。

今度は引き継ぎのことを考えなければならないので。

慌ただしいですが、臨機応変に対応してくださいね!

 

取引先への影響を心配して、なるべく早めに‥と思う気持ちはわかりますが、内示はあくまでも内示。

ごく稀に「内示が取り消しになった」というケースもありますので、やはり正式な辞令を待った方が無難です!

 
下準備として、メール挨拶文を下書きしておくくらいなら、差し支えはありませんよ^^

また、引き継ぎは早めに行い、後任者が取引先とスムーズに仕事が出来るよう取り計らいましょう。

 
あなたが正式な辞令を受け取った際には、迅速に取引先に異動挨拶メールを送ることを意識してくださいね!

まとめ

社外の方へ送る異動の挨拶メールについて、振り返っておきましょう。

<異動の挨拶メールのポイント>
① 今までの感謝の気持ちを伝えること
② 後任の紹介を行うこと
③ 正式な辞令が出た後に送ること

 
異動の挨拶メールは、本来個別に送るのが理想的なのは、頭に入れておくことが大切。

ただし、社外の方に一人一人送るのは、スケジュール的に難しい場合が多いでしょう。

そのため、「Bccで一斉にお送りしている事をお許しください」などの文言を入れることが大切です。

一斉送信でBccを使う場合には、下記の記事でマナーのポイントを押さえておくことをオススメします!
⇒ メールの一斉送信でbcc使用時のマナー|必ず押さえたい3つのポイント

 

また、しっかりと引き継ぎをするためにも、後任の紹介も忘れずに行ってくださいね。

あなたが先の事まで読んだ引き継ぎをしているかによって、後任者がスムーズに対応できるかどうかが変わってきますので・・。

 
一斉送信だからといって、内容を雑にするのはNGです。

相手の方々のことをしっかり考えた内容で異動挨拶メールを送り、今までのお礼を伝えるようにしていきましょう!

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