相手からメールで返信をもらった時に、そのお礼を伝えたい。

このような状況の場合、どんな内容で送ればいいか迷ってしまうもの^^;

 
質問や連絡事項を問い合わせるだけのメールとは違い、返信をしてもらったことに対するお礼を盛り込む必要があります。

どのように送れば、感謝も気持ちが伝わりやすいでしょうか?

そこで知りたいのが・・・
返信に対するお礼メールの例文と書き方

私は過去に返信のお礼を怠ってしまったことで、相手を不快にさせてしまった経験があります・・。

そんなことにならないよう、返信のお礼メールの例文と書き方をしっかり把握しておくことが大切!

まずは社外の方へのお礼メールの例文を見ていきましょう。

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社外へ返信のお礼メールを送る場合

お礼メールの一番の目的は、感謝を伝えること。

「返信をいただきまして、ありがとうございます。」のように、返信をくれたことへの感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

社外向けの例文をご紹介しますね。

社外への返信お礼メール例文

件名:Re:商品Aの資料の件につきまして

 
株式会社〇〇
営業部 〇〇 〇〇 様
 
いつも大変お世話になっております。

株式会社ビジマナねっとの山田です。

お忙しい中ご丁寧な返信をいただきまして、誠にありがとうございます。
 
〇〇様のご尽力のおかげで迅速な対処をすることができ、早急な問題解決に至りました。

今後ともご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。

 
株式会社ビジマナねっと
営業部 山田 一郎
〒123-4567
東京都目黒区××××1-23 ○○ビル5F
TEL:03-××××-×××× 
FAX:03-××××-××××
メール:××××××@×××.co.jp

 

メールのポイントとしては、以下のことが挙げられます。

社外の方へのお礼メールで特に意識すべきことは丁寧さ、つまり言葉遣いです。

相手が得意先であろうと、下請け業者であろうと相手に失礼のない言葉遣いを心掛けることが大切。

失礼のない言葉を選び、相手に好印象を与えることができるようなお礼メールを書いていきましょう。

 
続いて、社内への返信に対するお礼メールのポイントを次の見出しでお伝えしていきますね。

社内へ返信のお礼メールを送る場合

社内へのお礼メールも、基本的な構成は社外に送るものと一緒。

ただし、社外に送る時よりも、分かりやすさや簡潔さを重要視したほうが良いでしょう。

丁寧さを意識しすぎると、文章が長くなり、分かりにくくなる場合があります。

社外の方宛のメールでは、丁寧さを欠けてはいけません。

しかし、社内メールに関しては、飾りすぎないよう分かりやすい文章にすることが大切です。

 
以上を踏まえた上で、お礼メールの例文を見てみましょう。

ちなみに、メールの内容は、社外メールの例文と同じ内容にしています。

社内への返信お礼メール例文

件名:Re: 商品Aの資料の件

 
〇〇 課長
 
お疲れ様です。

山田です。

お忙しいところ、ご返信いただきありがとうございます。

〇〇課長のおかげで迅速に対処することができ、早急な問題解決に至りました。

今後とも宜しくお願い致します。

 
山田

 

社内用のお礼メールで特に注意したいのが宛名

〇〇部長様のように、役職と様を続けて書くことはNGです。

役職名そのものが敬称となっていますので、役職と様を続けて書くのは、間違った使い方です。

もしも、両方使いたいのであれば、「課長 〇〇 様」のように使いましょうね。

 
社内の人間相手にかしこまりすぎると、ぎこちない印象を与えることも。

最低限の敬意は忘れず、分かりやすい文章を心掛けてみましょう。

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返信に対するお礼メールのポイントとは?

社外・社内問わず、返信に対するお礼メールで意識したいポイントが次の3つ。

  • メールの件名はそのままにする
  • 返信のおかげでどうなったかを伝える
  • お礼中心のシンプルな文章にする

 
それぞれのポイントについて、お伝えしていきますね。

① メールの件名はそのままにする

返信の際は件名を変えずに、Re:を残しましょう。

相手側は自分が送ったメールへの返信であることが分かりやすくなります。

② 返信のおかげでどうなったかを伝える

手短でよいので、返信のおかげでどうなったのかを述べておくとよいでしょう。

相手も自分の返信が役立ったと分かれば、気分がよくなりますし、メール自体にも好印象を持ちやすくなります。

③ お礼中心のシンプルな文章にする

余計な文章が入ると、感謝の気持ちが伝わりにくくなるので、長々と書く必要はありません

お礼メールということを頭に入れ、シンプルな文章で作成しましょう。

 
最後に、気の利いくフレーズや表現についても、ご紹介していきますね!

気の利くフレーズや表現で相手に好印象を!

相手への好印象につながりやすいフレーズや文章表現をご紹介していきます。

相手の行動への感謝を述べるフレーズ

  • ご多忙にもかかわらず、ご返信いただきありがとうございます
  • 早速ご返信いただきありがとうございます

返信のお礼をする際には、相手の状況や行動に配慮して感謝を述べることで、より感謝の念が伝わりやすくなります。

相手を気遣うフレーズ

  • 寒くなってきましたので、くれぐれもご自愛ください
  • 季節の変わり目ですので、体調にはお気を付けください

時期に応じた文末に入れる事でも、相手へ配慮する気持ちを表現することができます。

相手の文章表現に合わせる

相手と同じような文章表現をすると、相手が見慣れた文章になり、読みやすさを感じてもらいやすいです。

例えば表現が固い場合には、「お礼申し上げます」「承知いたしました」といった表現で返します。

逆に柔らかい表現が多い場合には、「ありがとうございます」「分かりました」といった表現を使う事で、似たような表現の文章ができます。

 
ぜひ、以上のようなフレーズや文章表現も意識してみてくださいね!

まとめ

ビジネスメール返信に対するお礼をする際に、意識すべきポイントについて、振り返っておきましょう。

<返信に対するお礼メールでの大切なポイント>
返信をくれたことへの感謝の気持ちを伝えること

 
お礼メールなので、まずはしっかりと返信に対する感謝の気持ちを伝えることが大事。

社外と社内の方宛のメールでは、以下のことに意識をしておきましょう。

 
社外へのお礼メールで、特に意識したいのが言葉遣い

どの立場の相手にも、失礼のない文章を心掛けていきましょう。

社内へのお礼メールで、特に意識したいのが簡潔さ

文章をパッと見て内容が分かりやすい文章を心掛けましょう。

 
私が社会人1年目の時は、お礼メールを長めに書いたほうが感謝が伝わりやすいのかなと思っていました^^;

しかし、相手から長い文章のお礼メールを受け取った時に、何目的のメールだろうというのがあって・・。

その時以来、読み側の気持ちを考えて、お礼中心のシンプルな文章を意識しています!

 
ぜひ、相手のことを考えたお礼メールを送ることを意識していきましょう!

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